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  • cassandra770

如何写专业的电子邮件?


电子邮件已成为商业世界沟通中不可或缺的一部分,商务英语学生掌握撰写有效电子邮件的艺术至关重要。电子邮件是向潜在客户、合作伙伴或同事展示您自己和您的组织的一种方式。因此,适当且专业地编写它们至关重要。在本文中,我们将讨论撰写商务电子邮件的一些注意事项,强调正式电子邮件和非正式电子邮件之间的差异,并提供示例。


撰写商务电子邮件的注意事项:

  1. 使用清晰简洁的主题行:主题行应简要概述电子邮件的内容。清晰简洁的主题行可以帮助收件人确定电子邮件的优先顺序并组织其电子邮件。

  2. 适当地称呼收件人:称呼收件人时,如果您不确定他们的名字,请使用他们的姓名或头衔。使用“亲爱的先生/女士”或“致有关人士”可能会显得不人性化或过时。

  3. 保持电子邮件简短而亲切:商务电子邮件应该简短而切中要点。避免使用冗长的句子和复杂的词汇。坚持使用简单、直接的语言,避免使用收件人可能无法理解的行话或技术术语。

  4. 校对您的电子邮件:校对对于任何商业电子邮件都至关重要。它可以帮助您避免拼写和语法错误,这些错误可能会给您的专业精神留下不好的印象。

  5. 使用适当的结束语:根据您与收件人的关系为您的电子邮件选择适当的结束语。例如,您可以在正式电子邮件中使用“此致”,或在非正式电子邮件中使用“感谢”。

撰写商务电子邮件的禁忌:

  1. 不要使用俚语或缩写:俚语和缩写不适合在商务电子邮件中使用。避免使用它们,即使是在非正式的电子邮件中。

  2. 不要全部大写:全部大写相当于在网络世界中大喊大叫。它可能会给人留下攻击性和不专业的印象。

  3. 不要使用表情符号:表情符号或表情符号不适合在商务电子邮件中使用。他们可能会让电子邮件显得随意或不专业。

  4. 不要使用口语:口语是日常对话中使用的非正式语言。它不适合商业电子邮件。

  5. 不要写冗长的电子邮件:冗长的电子邮件通常会被忽略或推迟到以后再阅读,在某些情况下,可能根本不会阅读它们。因此,避免写冗长的电子邮件并坚持要点。

正式与非正式电子邮件:

在商务英语中,区分正式和非正式电子邮件至关重要。给不认识的人或职位较高的人(例如经理或主管)写信时使用正式电子邮件。相反,非正式电子邮件用于给同事或与您有友好关系的人写信。


以下是正式电子邮件和非正式电子邮件之间的一些区别:

  1. 称呼收件人:在正式电子邮件中,使用“亲爱的先生/女士/博士”接下来是收件人的姓氏。在非正式电子邮件中,您可以使用收件人的名字或随意的问候语,例如“嗨”。

  2. 语气:正式电子邮件的语气礼貌且专业,而非正式电子邮件的语气则更加随意和友好。

  3. 词汇:正式电子邮件使用更正式的词汇,避免口语或缩写。相比之下,非正式电子邮件使用简单的词汇,并且可能使用俚语或缩写。

  4. 长度:正式电子邮件通常比非正式电子邮件更长、更详细。


例子:

正式电子邮件:

主题行:职位空缺查询

亲爱的约翰逊先生,

我希望你能收到这封电子邮件。我写信是为了询问贵公司网站上发布的营销经理职位空缺......


写作愉快!


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