電子メールはビジネスの世界におけるコミュニケーションに不可欠な要素となっており、ビジネス英語を学ぶ学生にとって効果的な電子メールを書く技術を習得することは不可欠です。電子メールは、潜在的な顧客、パートナー、同僚に自分自身と自分の組織を紹介する方法です。したがって、適切かつ専門的に文書を作成することが重要です。この記事では、ビジネスメールを書く際にすべきこととしてはいけないことについて説明し、フォーマルなメールとインフォーマルなメールの違いを強調し、例を示します。
ビジネスメールを書く際にすべきこと:
明確で簡潔な件名を使用する:件名では、電子メールの内容の概要を簡潔に示す必要があります。明確かつ簡潔な件名は、受信者がメールの優先順位を付けて整理するのに役立ちます。
受信者に適切にアドレス指定する:受信者にアドレス指定するとき、名前がわからない場合は、名前または肩書きを使用します。 「拝啓」または「関係各位」を使用すると、非個人的または時代遅れと思われる可能性があります。
メールは短く簡潔にしましょう:ビジネスメールは短く要点を押さえたものにする必要があります。長い文章や複雑な語彙の使用は避けてください。シンプルで直接的な言葉を使用し、受信者が理解できない可能性のある専門用語や専門用語の使用は避けてください。
メールを校正する:ビジネスメールでは校正が非常に重要です。これは、あなたのプロフェッショナリズムに悪い印象を与える可能性のあるスペルや文法の間違いを避けるのに役立ちます。
適切なサインオフを使用する:受信者との関係に基づいて、電子メールに適切なサインオフを選択します。たとえば、正式な電子メールには「よろしくお願いします」を使用したり、非公式な電子メールには「ありがとう」を使用したりできます。
ビジネスメールを書く際にやってはいけないこと:
スラングや略語を使用しない:スラングや略語はビジネスメールでは適切ではありません。非公式な電子メールであっても、これらの使用は避けてください。
すべて大文字で書かないでください:すべて大文字で書くことは、オンラインの世界では大声で叫ぶのと同じです。それは攻撃的でプロフェッショナルではないと思われるかもしれません。
絵文字を使用しない:顔文字や絵文字はビジネスメールでは適切ではありません。電子メールがカジュアルまたはプロフェッショナルではないように見える可能性があります。
口語的な言葉を使用しない:口語的な言葉は、日常会話で使用される非公式な言葉です。ビジネスメールには適していません。
長いメールを書かない:長いメールは無視されたり、後で読むのが先延ばしになったりすることが多く、場合によってはまったく読まれないこともあります。したがって、長いメールを書くことは避け、要点を押さえてください。
公式メールと非公式メール:
ビジネス英語では、フォーマルな電子メールと非公式な電子メールを区別することが重要です。フォーマルな電子メールは、知らない人、またはマネージャーや役員などのより高い立場の人に手紙を書くときに使用されます。対照的に、カジュアルな電子メールは、同僚や友好的な関係にある人々に手紙を書くときに使用されます。
公式メールと非公式メールの違いは次のとおりです。
受信者への宛名:正式な電子メールでは、「Dear Mr./Ms./Dr.」を使用します。その後に受信者の姓が続きます。カジュアルな電子メールでは、受信者の名前または「こんにちは」などのカジュアルな挨拶を使用できます。
口調:フォーマルな電子メールの口調は丁寧でプロフェッショナルですが、非公式な電子メールの口調はよりカジュアルでフレンドリーです。
語彙:フォーマルな電子メールでは、よりフォーマルな語彙が使用され、口語的な言葉や短縮語は避けられます。対照的に、非公式な電子メールでは単純な語彙が使用され、スラングや短縮語が使用される場合があります。
長さ:通常、フォーマルなメールは非公式なメールよりも長く、詳細が記載されています。
例:
正式なメール:
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