今日のペースの速いビジネスの世界では、WhatsApp などのメッセンジャー プラットフォームでの書面コミュニケーションがますます普及しています。ビジネス英語の学生は、これらのプラットフォームで効果的なメッセージを書くことに熟練している必要があります。ここでは、メッセンジャー プラットフォームでの書面によるコミュニケーションですべきこととしてはいけないこと、および時間に敏感なメッセージを扱う際のアドバイスをいくつか紹介します。
メッセンジャー プラットフォームでの書面コミュニケーションの注意事項:
適切な文法とスペルを使用する:メッセンジャー プラットフォームは電子メールよりもカジュアルですが、プロ意識を伝えるには適切な文法とスペルを使用することが不可欠です。
メッセージは短く明確にしましょう:メッセンジャー プラットフォーム上のメッセージは短く、要点を絞ったものにする必要があります。メッセージを明確に保ち、受信者が理解できない可能性のある専門用語や専門用語の使用は避けてください。
適切なサインオフを使用する:受信者との関係に基づいて、メッセージに適切なサインオフを選択します。たとえば、正式なメッセージには「よろしくお願いします」を使用したり、非公式のメッセージには「ありがとう」を使用したりできます。
絵文字は控えめに使用する:絵文字はメッセージのトーンや感情を伝えるのに役立ちますが、特にプロの場面では使用は控えめにしましょう。
正しい句読点を使用する:メッセージを明確にし、プロフェッショナリズムを伝えるために、メッセージにはカンマやピリオドなどの適切な句読点を使用してください。
メッセンジャー プラットフォームでの書面コミュニケーションにおける禁止事項:
スラングや略語を使用しない:メッセンジャー プラットフォームでの専門的なコミュニケーションでは、スラングや略語は適切ではありません。
すべて大文字を使用しないでください:すべて大文字で書くことは、オンラインの世界では大声で叫ぶのと同じです。それは攻撃的でプロフェッショナルではないと思われるかもしれません。
絵文字を不適切に使用しない:絵文字や絵文字はメッセージに個性を加えることができますが、適切に使用し、過度または不適切な使用は避けてください。
長いメッセージを書かない:特にメッセンジャー プラットフォームでは、長いメッセージは受信者にとって負担になる可能性があります。メッセージは簡潔かつ要点を絞ったものにしてください。
カジュアルな言葉を使用しない:メッセンジャー プラットフォームでの専門的なコミュニケーションでは、口語、スラング、または短縮形を使用しないでください。
時間に敏感なメッセージの処理に関するアドバイス:
メッセンジャー プラットフォームで時間に敏感なメッセージを送信する場合は、受信者がその緊急性を認識していることを確認してください。時間に敏感なメッセージを処理するためのヒントをいくつか紹介します。
緊急マーカーを使用する:メッセージの件名に「緊急」や「重要」などの緊急マーカーを使用して、受信者がメッセージを優先できるようにします。
明確で簡潔な言葉を使用する:メッセージの緊急性を伝えるには、明確で簡潔な言葉を使用します。
電話によるフォローアップ:メッセージが緊急ではないが応答が必要な場合は、電話でフォローアップし、受信者がメッセージを受信したことを確認します。
期待値を設定する:一定の期間内に応答が必要な場合は、その旨を受信者に明確に伝えます。
丁寧な口調を使用する:メッセージは時間に左右されるものであっても、失礼または攻撃的な印象を与えないように丁寧な口調を使用してください。
結論として、メッセンジャー プラットフォームはビジネスの世界における書面コミュニケーションに不可欠なツールとなっています。ビジネス英語の学生は、これらのプラットフォーム上で効果的なメッセージを書くことに熟達している必要があり、上記の「すべきこと」と「してはいけないこと」に従うことで、専門的かつ効果的にコミュニケーションを図ることができます。さらに、時間に敏感なメッセージを送信する場合は、メッセージがすぐに受信されて応答されるように、明確にコミュニケーションし、期待値を設定することが重要です。